Datenschutzerklärung

Einleitung

Die AIRAdoc GmbH, Am Biopark 13, 93053 Regensburg, einschließlich ihrer Tochtergesellschaften (im Folgenden gemeinsam als „Unternehmen“, „wir“ und „uns“ bezeichnet), nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten mit höchster Priorität wahr.

Sofern wir als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO agieren, möchten wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung entsprechend Art. 13 DSGVO umfassend über unsere Datenschutzpraktiken informieren. Dies umfasst jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten auf unseren Marketing-Webseiten sowie die Verarbeitung von Nutzerdaten innerhalb unseres Produkts AIRAdoc. Im Detail sind diese Verarbeitungen in den Teilen B und C aufgeführt. Für Verarbeitungstätigkeiten, bei denen wir lediglich als Auftragsverarbeiter agieren, gilt unser mit dem Kunden geschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Mit der Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; im Folgenden „DSGVO“) wurden uns als für die Datenverarbeitung Verantwortlichen zusätzliche Verpflichtungen übertragen, um den Schutz personenbezogener Daten der betroffenen Personen zu gewährleisten. Im Folgenden bezeichnen wir Sie als betroffene Person auch als „Nutzer“, „Kunde“, „Sie“ oder „betroffene Person“. Ferner unterliegen wir den weiteren Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“), das die Vorgaben der DSGVO konkretisiert und erweitert.

In Fällen, in denen wir allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, sind wir insbesondere verpflichtet, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (gemäß Art. 13 und 14 DSGVO). Mit dieser Erklärung (im Folgenden „Datenschutzerklärung“) informieren wir Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Diese Datenschutzerklärung gliedert sich in drei Teile. Teil A (Allgemeine Bestimmungen) informiert Sie über die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes. Teil B (Marketing-Webseiten) informiert Sie konkret über datenschutzrechtliche Themen, die bei Nutzung unserer Marketing-Webseiten relevant sind. Teil C (AIRAdoc) informiert Sie konkret über datenschutzrechtliche Themen, die bei Nutzung der von uns bereitgestellten Software AIRAdoc relevant sind. Anhang 1 informiert Sie über die für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten eingesetzten Auftragsverarbeiter.

A. Allgemeine Bestimmungen

1. Begriffsbestimmungen

Für diese Datenschutzerklärung gelten die folgenden Begriffsbestimmungen nach Art. 4 DSGVO:

„Personenbezogene Daten“ (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Die Identifizierbarkeit kann auch durch Verknüpfung verschiedener Informationen oder durch Zusatzwissen gegeben sein. Die Form der Informationen (Fotos, Videos, Tonaufnahmen etc.) ist dabei unerheblich.

"Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) bezeichnet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren. Dies umfasst das Erheben, Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten sowie die Änderung der ursprünglichen Zweckbestimmung.

"Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) bezeichnet die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

"Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere nach dessen Weisungen, verarbeitet (z.B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Kontext gilt ein Auftragsverarbeiter nicht als Dritter.

"Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Dies schließt andere konzernangehörige juristische Personen ein.

"Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

„Besondere Kategorien personenbezogener Daten“ (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) sind Daten, aus denen beispielsweise die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder eine Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen. Dazu gehören außerdem genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Für die Verarbeitung dieser Daten gelten besondere gesetzliche Anforderungen, auf die an den jeweils relevanten Stellen hingewiesen wird.

2. Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die AIRAdoc GmbH:

AIRAdoc GmbH Am Biopark 13

93053 Regensburg

Geschäftsführung: Prof. Dr. Thomas Bolz

E-Mail: info@airadoc.com

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen entnehmen Sie bitte den Impressumsangaben auf unserer Internetseite.

3. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit zur Verfügung:

Jonathan Bollig

Am Biopark 13

93053 Regensburg

E-Mail: datenschutz@airadoc.com

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich nur rechtmäßig, wenn eine gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt. Eine solche Rechtsgrundlage kann insbesondere sein:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ("Einwilligung"): Die betroffene Person hat freiwillig, informiert und unmissverständlich ihre Einwilligung zu einer bestimmten Verarbeitung erteilt.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Die Verarbeitung ist zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ("Berechtigte Interessen"): Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen.

Für die von uns durchgeführten Verarbeitungsvorgänge geben wir nachfolgend jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auf mehreren Rechtsgrundlagen basieren.

5. Datenlöschung und Speicherdauer

Soweit keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Eine Speicherung außerhalb der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen kann erforderlich sein im Falle (drohender) Rechtsstreitigkeiten oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften (z.B. § 257 HGB, § 147 AO) vorgesehen ist. In diesem Fall besteht die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

6. Datensicherheit

Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff (z.B. TLS-Verschlüsselung für unsere Webseite). Dabei berücksichtigen wir entsprechend Art. 25 Abs. 1 DSGVO den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung, als auch die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich an den technologischen Fortschritt angepasst. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf Anfrage von unserem Datenschutzbeauftragten (A.3) oder entnehmen Sie dem Dokument zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen auf den Marketing-Webseiten.

7. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Wie jedes größere Unternehmen setzen auch wir externe in- und ausländische Dienstleister ein (z.B. in den Bereichen IT, Logistik, Telekommunikation, Marketing).

Diese agieren ausschließlich nach unseren Weisungen und wurden gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittunternehmen übertragen werden, die sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), d.h. in Drittländern, befinden können. Eine solche Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung vertraglicher und geschäftlicher Pflichten und zur Pflege unserer Geschäftsbeziehung. Einzelheiten der jeweiligen Übertragung werden an den entsprechenden Stellen dieser Erklärung erläutert.

Für einige Drittländer hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO erlassen. Eine Liste dieser Länder und Kopien der Beschlüsse finden Sie unter http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html. In anderen Drittländern, in die personenbezogene Daten übertragen werden, besteht möglicherweise kein vergleichbares Datenschutzniveau. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass der Datenschutz angemessen gewährleistet wird, etwa durch verbindliche Unternehmensvorschriften, EU-Standardvertragsklauseln, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (A.3).

9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Falls wir automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling durchführen, informieren wir Sie gesondert darüber sowie über die zugrunde liegende Logik, Tragweite und angestrebten Auswirkungen für die betroffene Person.

Grundsätzlich verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen oder Profiling.

10. Keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen.

11. Gesetzliche Übermittlungspflichten

Wir können gesetzlich verpflichtet sein, rechtmäßig verarbeitete personenbezogene Daten an Dritte, insbesondere an öffentliche Stellen, zu übermitteln (gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

12. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten insbesondere die folgenden Rechte. Sie können diese Rechte jederzeit über die in Abschnitt A.2 genannten Kontaktdaten ausüben:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, Ihre Rechte etc. verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn sie auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, wodurch die auf dieser Einwilligung basierende Verarbeitung für die Zukunft untersagt wird. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt dadurch unberührt.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z.B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de.

13. Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Die Stelle, die ein Cookie setzt, kann dadurch bestimmte Informationen erhalten. Cookies können keine Programme ausführen und keine Schadsoftware auf Ihr Endgerät übertragen. Ihr Einsatz dient der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Effizienz unseres Online-Angebots. Cookies können Informationen enthalten, die eine Identifizierung des verwendeten Endgeräts ermöglichen. Andere Cookies speichern lediglich nicht-personenbeziehbare Konfigurationseinstellungen. Eine direkte Identifikation des Nutzers durch Cookies ist nicht möglich.

Die Klassifizierung von Cookies erfolgt nach ihrer Speicherdauer (temporäre Session-Cookies vs. permanente Cookies) sowie nach ihrer Funktionalität:

• Technische Cookies: Diese sind für die Navigation und grundlegende Funktionalitäten unserer Webpräsenz unverzichtbar und gewährleisten deren Sicherheit. Sie erfassen weder Marketinginformationen noch protokollieren sie Ihren Browsing-Verlauf.
• Leistungs-Cookies: Diese erfassen pseudonyme Daten über Ihre Nutzung unserer Webseite, besuchte Unterseiten und etwaige Funktionsstörungen. Sie dienen ausschließlich der Optimierung unseres Angebots und der Analyse von Nutzerinteressen.
• Werbe- und Targeting-Cookies: Diese ermöglichen die Bereitstellung individualisierter Werbung auf unserer Webseite oder durch Drittanbieter sowie die Erfolgsmessung solcher Angebote. Die maximale Speicherdauer beträgt 13 Monate.
• Interaktions-Cookies: Diese verbessern die Kommunikation unserer Webseite mit externen Diensten (beispielsweise sozialen Netzwerken). Auch hier beträgt die maximale Speicherdauer 13 Monate.

Jede nicht technisch zwingend erforderliche Cookie-Nutzung stellt einen datenschutzrechtlich relevanten Verarbeitungsvorgang dar, der ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zulässig ist. Dies betrifft insbesondere Werbe-, Targeting- und Interaktions-Cookies. Auch eine Weitergabe der durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit über unser Cookie-Management-System widerrufen.

Für bestimmte Cookies kann sich die Rechtsgrundlage auch aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b bis f DSGVO ergeben.

14. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie an Änderungen des Datenschutzrechts sowie an technische oder organisatorische Entwicklungen an. Änderungen veröffentlichen wir insbesondere auf unserer Webseite unter www.airadoc.com. Diese Datenschutzerklärung hat den Stand von September 2025.

B. Marketing-Webseiten

1. Funktionsbeschreibung

Informationen zu unserem Unternehmen und den von uns angebotenen Leistungen erhalten Sie insbesondere unter www.airadoc.com samt den zugehörigen Unterseiten (nachfolgend gemeinsam: „Marketing-Webseiten“). Bei einem Besuch unserer Marketing-Webseiten können personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden.

2. Verarbeitete personenbezogene Daten

Soweit die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruhen, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.

a. Informatorische Nutzung

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Marketing-Webseiten verarbeiten wir insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten.

Protokolldaten

Kontext und Umfang

Bei jedem Zugriff auf unsere Marketing-Webseiten wird ein temporärer und pseudonymisierter Protokolldatensatz (sogenannte Serverlogfiles) gespeichert, der die folgenden Informationen enthält:

Referrer-URL (die Seite, von der die Anfrage kam)

Name und URL der angeforderten Seite

Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Beschreibung des Typs, der Sprache und der Version des verwendeten Browsers

Verkürzte IP-Adresse des anfragenden Rechners (pseudonymisiert)

Menge der übertragenen Daten

Betriebssystem

Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

GMT-Zeitzonenunterschied

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Protokolldaten dient statistischen Zwecken und der Verbesserung unserer Webseite, insbesondere der Stabilität und Sicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite und die Verarbeitung der gespeicherten Daten (z.B. Rechenzentren, IT-Sicherheit).

Übermittlung an Drittländer

Eine Übermittlung kann gegebenenfalls an Unterauftragsverarbeiter der eingesetzten Dienstleister für Analyse und Hosting erfolgen. Genauere Informationen und die rechtliche Einordnung der Übermittlung finden Sie in Anhang 1.

Cookies

Kontext und Umfang

Zweck und Rechtsgrundlage

Siehe Spalte „Beschreibung“ der obigen Übersicht. Es gilt ferner A.13.

Dauer der Verarbeitung

Es gelten A.5 und A.12.

Empfängerkategorien

Empfänger der Daten aus den Leistungs-Cookies sind unsere Auftragsverarbeiter für Analysezwecke. Für die Cookies “_ga” und “_ga_<property_id>” sind das Google und deren Auftragsverarbeiter. Genauere Informationen und die rechtliche Einordnung der Übermittlung finden Sie in Anhang 1.

Übermittlung an Drittländer

Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt für die Cookies “_ga” und “_ga_<property_id>” an Google (Analytics). Genauere Informationen und die rechtliche Einordnung der Übermittlung finden Sie in Anhang 1. Eine Übermittlung der Daten erfolgt gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter für Analysezwecke und Hosting.

b. Kontaktaufnahme

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die nachfolgend beschriebenen personenbezogenen Daten.

Kontaktformulardaten

Kontext und Umfang

Bei Nutzung unserer Kontaktformulare verarbeiten wir die übermittelten Daten wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Übermittlung. Zusätzlich werden optional angegebene personenbezogene Daten in Ihrer Nachricht verarbeitet.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung von Kontaktformulardaten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfragen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder f DSGVO). Für alle optional angegebenen (besonderen) personenbezogenen Daten in Ihrer Nachricht verarbeiten wir diese auf Grundlage konkludenter Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 S. 1 lit. a DSGVO.

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für die Bereitstellung des Formulars, Übertragung der Nachricht, Verarbeitung der gespeicherten Daten und Erfüllung der Aufgaben, die sich aus Ihrer Anfrage für uns ergeben (z.B. Rechenzentren, IT-Sicherheit).

Übermittlung an Drittländer

Eine Übermittlung der Daten erfolgt gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter für das Hosting. Außerdem erfolgt eine Übermittlung an Google (E-Mail-Verkehr) und deren Auftragsverarbeiter. Genauere Informationen und die rechtliche Einordnung der Übermittlung finden Sie in Anhang 1.

3. Abschließende Bemerkungen

a. Umgang mit Sozialen Medien

Auf unseren Webseiten implementieren wir keine direkten Social-Media-Plugins. Sofern Symbole von Social-Media-Plattformen (wie Facebook, Instagram oder ähnliche Dienste) auf unserer Webpräsenz erscheinen, fungieren diese ausschließlich als passive Verweise zu den jeweiligen Anbieterseiten.

C. AIRAdoc

1. Funktionsbeschreibung

Unsere Software AIRAdoc unterstützt Ärztinnen und Ärzte mithilfe KI-gestützter Funktionen in ihrem beruflichen Alltag. Der konkrete Funktionsumfang hängt auch von Ihrer Konfiguration ab. Einzelheiten ergeben sich aus den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

2. Verarbeitete personenbezogene Daten

Soweit die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruhen, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar. Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. In anonymisierter Form können Nutzungsdaten aggregiert für Marketingzwecke verwendet werden.

a. Grundlegende Nutzung

Bei jeder Nutzung von AIRAdoc können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Protokolldaten

Kontext und Umfang

Bei jedem Zugriff auf AIRAdoc wird ein temporärer und anonymisierter Protokolldatensatz (sogenannte Serverlogfiles) gespeichert, der die folgenden Informationen enthält:

Referrer-URL (die Seite, von der die Anfrage kam)

Name und URL der angeforderten Seite

Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Beschreibung des Typs, der Sprache und der Version des verwendeten Browsers

Verkürzte IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)

Menge der übertragenen Daten

Betriebssystem

Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

GMT-Zeitzonenunterschied

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Protokolldaten dient statistischen Zwecken und der Verbesserung unseres Produkts, insbesondere der Stabilität und Sicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite und die Verarbeitung der gespeicherten Daten (z.B. Rechenzentren, IT-Sicherheit).

Übermittlung an Drittländer

Keine.

Cookies

Kontext und Umfang

Zweck und Rechtsgrundlage

Siehe Spalte „Beschreibung“ der obigen Übersicht. Es gilt ferner A.13.

Dauer der Verarbeitung

Es gelten A.5 und A.12.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

b. Verwaltung von Konten und Einstellungen

Nutzerprofil und Nutzereinstellungen

Kontext und Umfang

Für die Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos fragen wir einige grundlegende Informationen ab. Diese umfassen:

Vor- und Nachname

E-Mail-Adresse

Fachrichtung

Spracheinstellung

Abschiedsform für Arztbriefe

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Registrierung von Nutzern sowie zur Erfüllung der Produktfunktionalitäten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

Werbung und Produktinformationen

Kontext und Umfang

Für den Versand von Produktinformationen wie Nutzungshinweisen und Tutorials sowie für Werbezwecke verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten. Dabei können alle oder einzelne der folgenden Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname

E-Mail-Adresse

Telefonnummer

Fachrichtung

Spracheinstellung.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten dient Werbezwecken und dem Versand optionaler Produktinformationen und basiert auf Ihrer expliziten Einwilligung im Anmeldungsprozess (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

Zahlungsbetrieb

Kontext und Umfang

Für die Zahlungsabwicklung benötigen wir Zahlungsinformationen von Ihnen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Zahlungsabwicklung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für die Zahlungsabwicklung von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Die Übermittlung an Drittländer erfolgt ausschließlich im Zuge der Übermittlung an Auftragsverarbeiter zur Zahlungsabwicklung. Genauere Informationen und die rechtliche Einordnung der Übermittlung finden Sie in Anhang 1.

Organisationen

Kontext und Umfang

Zur Abbildung von Organisationsstrukturen innerhalb von AIRAdoc verarbeiten wir die Zugehörigkeit verschiedener Nutzer zu einer Organisation und die Identifikation von Nutzern als Administratoren für diese Organisation.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung der Produktfunktionalitäten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

c. Nutzung der Funktionen der Software

Feedbackfunktion

Kontext und Umfang

Sie haben die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis die Qualität der bereitgestellten Dokumentation zu bewerten. Dies umfasst eine einfache Auswahl (positiv oder negativ) und die Möglichkeit zur Texteingabe.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Verbesserung unseres Produkts (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

Erstellung und Nutzung von Audioaufnahmen, Dokumenten und Vorlagen

Kontext und Umfang

Bei der Nutzung von AIRAdoc geben Nutzer regelmäßig personenbezogene Daten ein oder laden sie hoch, die für die Produktfunktionen erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem:

Audioaufnahmen

Dokumente

Erstellen, Abrufen und Teilen von Vorlagen

Informationen über die Nutzung und den Zugriff auf Dokumente und Vorlagen

Dies kann sowohl auf Nutzer- als auch Organisationsebene zutreffen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung der Produktfunktionalitäten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gilt A.5.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

d. Datenverarbeitung zur Zertifizierung und Sicherheitsüberprüfung

Kontext und Umfang

Die Zertifizierung von AIRAdoc nach der Medizinprodukteverordnung (EU) 2017/745 erfordert die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die verarbeiteten Daten sind:

Feedbackdaten

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Zertifizierung von AIRAdoc und damit der klinischen Anwendbarkeit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Dauer der Verarbeitung

Es gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Verarbeitungsfristen für die Zertifizierung.

Empfängerkategorien

Auftragsverarbeiter für das Hosting von AIRAdoc.

Übermittlung an Drittländer

Keine.

Anhang 1 – Übersicht über Auftragsverarbeiter

Marketing-Webseite

1. Google

Name des Dienstleisters: Google LLC

Unternehmenssitz: 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Kontaktdaten: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Genutzte Verarbeitungstätigkeiten: E-Mail-Versand

Rechtsgrundlage: Zertifizierung gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO im Rahmen des Data Privacy Frameworks. Nähere Informationen zur Zertifizierung auf Data Privacy Framework.

2. Stripe

Name des Dienstleisters: Stripe, Inc.

Unternehmenssitz: 354 Oyster Point Boulevard, South San Francisco, California 94080, USA

Kontaktdaten: dpo@stripe.com

Genutzte Verarbeitungstätigkeiten: Zahlungsabwicklung

Rechtsgrundlage: Zertifizierung gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO im Rahmen des Data Privacy Frameworks. Nähere Informationen zur Zertifizierung auf Data Privacy Framework.

3. HubSpot

Name des Dienstleisters: HubSpot, Inc.

Unternehmenssitz: Two Canal Park, Cambridge, MA 02141 USA

Kontaktdaten: Nicholas Knoop, Data Protection Officer, HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA; privacy@hubspot.com

Genutzte Verarbeitungstätigkeiten: Kontaktaufnahme

Rechtsgrundlage: Zertifizierung gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO im Rahmen des Data Privacy Frameworks. Nähere Informationen zur Zertifizierung auf Data Privacy Framework.

Produkt

1. Telekom

Name des Dienstleisters: Telekom Deutschland GmbH

Unternehmenssitz: Landgrabenweg 149, 53227 Bonn, Deutschland

Kontaktdaten: Dr. Claus D. Ulmer, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, datenschutz@telekom.de

a) Hosting von AIRAdoc auf der Open Telekom Cloud

Kategorien der betroffenen Personen: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Kategorien der verarbeiteten Daten: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Arten der Verarbeitung: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit mit Ausnahme der Verwendung im Sinne der Verarbeitung mit Large Language Modellen.

Zwecke der Verarbeitung: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit. Diese Verarbeitung fällt bei jeder Nutzung von AIRAdoc an.

Dauer der Verarbeitung: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

2. Nebius

Name des Dienstleisters: Nebius BV

Unternehmenssitz: Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, Niederlande

Kontaktdaten: Data Protection Officer, Marina Benassi Coslovi, Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, the Netherlands. E-Mail: privacy@nebius.com. Telefonnummer: +31 202066970.

a) LLM-Inferenz auf Nebius Token Factory

Kategorien der betroffenen Personen: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Kategorien der verarbeiteten Daten: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Arten der Verarbeitung: Verwendung im Sinne der Verarbeitung mit Large Language Modellen.

Zwecke der Verarbeitung: Erzeugung medizinischer Dokumentation auf direkter inhaltlicher Grundlage der vom Verantwortlichen erhobenen und erfassten Daten. Diese Verarbeitung fällt nur bei Nutzung der Scribe-Funktion von AIRAdoc an.

Dauer der Verarbeitung: Bis zum Abschluss der LLM-Inferenz.

3. Scaleway

Name des Dienstleisters: Scaleway SAS

Unternehmenssitz: 8, rue de la Ville-lʼÉvêque, 75008 Paris, Frankreich

Kontaktdaten: privacy@scaleway.com

a) LLM-Inferenz

Kategorien der betroffenen Personen: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Kategorien der verarbeiteten Daten: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Arten der Verarbeitung: Verwendung im Sinne der Verarbeitung mit Large Language Modellen.

Zwecke der Verarbeitung: Erzeugung medizinischer Dokumentation auf direkter inhaltlicher Grundlage der vom Verantwortlichen erhobenen und erfassten Daten. Diese Verarbeitung fällt nur bei Nutzung der Scribe-Funktion von AIRAdoc an.

Dauer der Verarbeitung: Bis zum Abschluss der LLM-Inferenz.

4. OVH

Name des Dienstleisters: OVH SAS

Unternehmenssitz: OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich

Kontaktdaten: OVH SAS, Datenschutzbeauftragter, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich

a) Transkription

Kategorien der betroffenen Personen: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Kategorien der verarbeiteten Daten: Übereinstimmend mit Anhang I der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.

Arten der Verarbeitung: Transkription von Gesprächsinhalten

Zwecke der Verarbeitung: Erfassung für die Funktionalität von AIRAdoc erforderlicher Gesprächsinhalte. Diese Verarbeitung fällt nur bei der Nutzung der Scribe-Funktion von AIRAdoc an.

Dauer der Verarbeitung: Bis zum Abschluss der Transkription.