Die richtige Nachricht an die richtigen Leute – Chat, Massenmail oder Aufgabenmail
Drei Möglichkeiten zur Koordination innerhalb von AIRAdoc: Sprechen Sie mit einem Kollegen, geben Sie eine kurze Aufgabe an ein Team weiter, dem Sie nicht angehören, oder weisen Sie Aufgaben zu, die jeder erledigen muss.
Gleiches Team. Andere Absicht.
Chat, Blast und Aufgaben sind nicht drei Versionen desselben Tools. Jedes von ihnen beantwortet eine andere Koordinationsfrage.
| Frage | Chat | Blast | Aufgaben |
|---|---|---|---|
| Sie schreiben eine Nachricht... | Eine Person oder eine Gruppe, der Sie angehören | Eine Gruppe, der Sie nicht angehören. | Eine oder mehrere Personen oder eine Gruppe |
| Wer spielt die Rolle? | Wer auch immer an dem Gespräch beteiligt ist | Ein Mitglied erkennt die Aufgabe an und übernimmt die Verantwortung dafür. | Jeder Beauftragte muss seine Aufgabe bearbeiten. |
| Typische Verwendung | Kurze Fragen und fortlaufende Diskussion | „Jemand aus diesem Team, bitte kümmern Sie sich darum.“ | „Alle aufgeführten Personen müssen dies tun.“ |
| Erledigt, wenn... | Die Konversation ist beendet oder der Thread wurde archiviert. | Eine Person bestätigt, vervollständigt und archiviert. | Jeder Beauftragte markiert seine Aufgabe als erledigt. |
Chat = reden. Blast = ein Freiwilliger. Tasks = jeder ist verantwortlich.
Chat – wenn Sie Teil des Gesprächs sind
Wenden Sie sich bei kurzen Fragen, dem Austausch von Dateien und der täglichen Kommunikation direkt an einen Kollegen. Oder kontaktieren Sie eine Gruppe, der Sie angehören, damit das gesamte Team auf dem Laufenden bleibt.
- Einzelchat für die schnelle und direkte Koordination zwischen Kollegen.
- Gruppenchat für den laufenden Austausch zwischen den Gruppenmitgliedern.
- Umfangreiche Messaging-Funktionen mit Formatierung, Emojis, Reaktionen, Bildern und Dateien, Threads, Pins, Lesebestätigungen und Schreibanzeigen.
- Verschlüsselt und sicher als klinische Alternative zu Messenger-Diensten für Endverbraucher wie WhatsApp.
Effizienz: Vermeiden Sie es, für die interne Koordination auf private Handys oder E-Mails zurückzugreifen.
Blast – geben Sie es einem Team. Eine Person nimmt es.
Senden Sie eine Nachricht – oft eine kurze Aufgabe – an eine Gruppe, der Sie nicht angehören. Sie müssen nicht entscheiden, wer die Aufgabe übernimmt. Es braucht lediglich eine Person aus diesem Team, die sich bereit erklärt, diese Aufgabe zu übernehmen.
- Durch eine einzige Bestätigung wird ein Gruppenmitglied zum Eigentümer.
- Klarer Abschluss von Neu über Bestätigt zu Archiviert.
- Diskussionen und Dateien bleiben in der Nachrichtenübermittlung selbst, anstatt über verschiedene E-Mails verstreut zu werden.
Effizienz: „Kann das jemand an der Rezeption erledigen?“, ohne fünf Personen damit zu beauftragen oder die Angelegenheit in einem Gruppenchat zu verlieren.
Aufgaben – wenn jeder Zugeteilte seine Aufgabe erfüllen muss
Erstellen Sie eine Aufgabe für Einzelpersonen oder eine Gruppe. Im Gegensatz zu einer Massenmail erhält jeder Empfänger seine eigene Aufgabe, und jeder muss seine Aufgabe bearbeiten.
- Individuelle Verantwortlichkeit für jeden Beauftragten, auch wenn die Aufgabe von einer Gruppe ausgeht.
- Lebenszyklusverfolgung für die Status Neu, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Blockiert oder Abgebrochen.
- Posteingang und Postausgang sorgen für die korrekte Zuordnung von Absendern und Empfängern.
- Anhänge, Bearbeitungen und Archivierungssteuerung halten den Aufgabenkontext an einem Ort.
Effizienz: Richtlinienfreigaben, Überprüfungen von Patientenakten, Vorbereitungschecklisten – Arbeiten, die wirklich jeden erfordern, nicht nur die erstbeste verfügbare Person.
Unterstützt von Gruppen
Teams werden einmalig in Gruppen definiert – Empfang, Klinik, Abrechnung und alle anderen Betriebsgruppen. Gruppen bilden die Grundlage für die gezielte Ausspielung von Nachrichten und die Aufgabenverteilung, sodass das Routing in Ihrem gesamten Unternehmen einheitlich bleibt.
- Teams einmal definieren und überall dort wiederverwenden, wo Arbeitsabläufe geroutet werden müssen.
- Steuern, wer Benachrichtigungen erhält mit klaren Einstellungen auf Gruppenebene.
- Zuweisungen konsistent halten, wenn Personen Teams beitreten, wechseln oder verlassen.
Weniger Lärm. Klarere Übergaben. Echte Verantwortlichkeit.
Weniger Lärm
Im Chat bleibt der Fokus auf der Konversation, nicht auf Aufgaben wie „Bitte erledigt das jemand“.
Klare Übergaben
Die Nachrichten gehen an Teams, denen Sie nicht angehören; eine Bestätigung schafft einen Besitzer.
Echte Verantwortlichkeit
Die Aufgabenstellung stellt sicher, dass jeder Bearbeiter seinen Teil erledigt.
Bleiben Sie auf der Plattform
Nachrichten, Massenmails und Aufgaben sind integraler Bestandteil Ihres klinischen Arbeitsablaufs.
Nachfolgeaufenthalte sind beigefügt
Dateien und Diskussionen bleiben im jeweiligen Projekt oder der jeweiligen Aufgabe enthalten und werden nicht in E-Mails verstreut.
Sprechen. Delegieren. Zuweisen. Alles an einem Ort.
Chat für die Unterhaltung. Benachrichtigung, wenn eine Person aus einem anderen Team die Aufgabe übernehmen soll. Aufgaben, bei denen alle zugewiesenen Personen sie erledigen müssen.
